Smart Office Solutions

The smarter way to get the admin solution you need

ЩО Е ТО ВИРТУАЛЕН АСИСТЕНТ И КОЙ ИМА НУЖДА ОТ ВИРТУАЛНИ АДМИНИСТРАТИВНИ УСЛУГИ?

Въпреки, че през последните години услугите, които предоставят Виртуалните Асистенти стават все по-популярни и в България, все още има много хора, които не са наясно какво е това Виртуален Асистент и с какво може да бъде полезен за бизнеса и свободното време.

Нека да разбулим тази „мистерия“ и да разкрием до известна степен особеностите при тази професия и как по-широк кръг от потребители могат да се възползват от преимуществата свързани с наемането на Виртуален Асистент.

Виртуалните Асистенти са квалифицирани, опитни и доверени професионалисти, които работят от разстояние (онлайн) и изпълняват обширен диапазон от услуги в помощ на Вашия бизнес и извършват вместо Вас бизнес и лични задачи. Те разполагат със свой офис, нужното оборудване и всичко необходимо за работния процес, а компаниите предоставящи тези услуги имат и свой екип от професионалисти, на които разчитат за ежедневното изпълнение на заданията от клиентите. Виртуалните Асистенти осигуряват административна подкрепа – по зададен проект, краткосрочно или дългосрочно, на база месечен абонамент или само, когато имате нужда от тях, без да се намират физически във Вашия офис, а може да са базирани в друг град, държава или на другия край на света. Възлагането на задачите се извършва по телефон, имейл, социални медии, Интернет приложения.

Време е да развенчаем и един от митовете, че само собствениците на бизнес и ръководен персонал се нуждаят от услугите на Виртуален Асистент.

"Мога да направя много неща, но не мога да свърша ВСИЧКИ неща." Сигурна съм, че на повечето от Вас често Ви се случва да си го казвате, когато времето не е достатъчно, за да изпълните всички задачи отбелязани в календара Ви. Следващата стъпка е да приложите изкуството на делегирането и да наемете Виртуален Асистент, който ще Ви спести време и пари.

И все пак, кой освен бизнес собствениците и мениджърите на ръководни позиции, може да се възползва от услугите на Виртуален Асистент?

И с риск да Ви изненадаме с отговора: почти ВСЕКИ 🙂

  • Искате да планирате следващата си почивка в чужбина достатъчно навреме, за да се възползвате от примамливи оферти за самолетни билети, настаняване, рент-а-кар и др., но нямате време да преглеждате стотици сайтове и да разглеждате офертите, а и не сте на „ти“ с чуждите езици и тънкостите в тарифите? Вече сте планирали почивката си в желаната дестинация, но имате нужда и от допълнителни услуги: чекиране за полети, резервации на рент-а-кар, закупуване на билети за автобус, влак, ферибот и др.?
  • Детето Ви има нужда от конкретна информация, която да се събере и обработи за следващ проект в гимназията, но на Вас все не Ви достига време или умения, за да му помогнете? Или търсите подходящ учител за детето си за частни уроци?
  • Шефът Ви е възложил допълнителна задача, но и без това сте претрупани в офиса с какво ли не, а кога да намерите време и за това, че да бъде изпълнено качествено и в срок? Дори и да не сте упълномощени да наемате хора на работа, може да са Ви се
    натрупали досадни (за Вас) задачи (като например: текстообработка, интернет проучвания и др.), които да възложите на Виртуален Асистент, за да ги свърши вместо Вас и така да „блеснете“ пред шефа.
  • Имате нужда да проучите своите потенциални бизнес партньори или да намерите нови клиенти за Вашия бизнес, но персоналът Ви е ангажиран с други задачи и проекти, а и календарът Ви е пълен с ангажименти, къде да вместите и тази задача?
  • Електронната Ви поща се е задръстила от нови имейли, на които все не остава време да се отговори, а пък бизнес етикетът изисква своевременен отговор, нали?
  • Имате спортен клуб и графикът с посещенията е пълна бъркотия? Колко присъстващи има за месеца, кои групи са претоварени? А и плащането на членските такси също трябва да се отбелязват своевременно….
  • Работите като свободна професия (фрийлансър), но сте творческа натура и бумащината и административните задачи са последната Ви грижа…но наближават срокове, които да се спазват, за да избегнете глоби. Имате нужда от подизпълнител за специфичен проект, а колегата Ви от екипа е болен, и сами няма да се справите? Трябва да се потърси нужния специалист, но как да отделите време и за това?
  • Работите с нормирано работно време, но Ви е омръзнало да работите за друг и искате да стартирате свой бизнес, но в офиса нямате възможност да си направите нужните проучвания и съберете полезна информация за бъдещето си начинание, защото шефът
    Ви постоянно се навърта наоколо. А вечер в къщи нямате време и за това.
  • Не сте доволни от настоящата си работа и търсите нови възможности за промяна, друга компания, по-висока позиция и заплата. Но не искате никой в офиса да разбира предварително за Вашите намерения. А трябва да се събира информация в Интернет,
    да се четат обяви за работа, да се изпращат CV-та…А кога да отделите време и за това, макар, че Ви е супер важно скоро да откриете по-добри позиции?
  • Искате да помогнете на приятел с новото му бизнес начинание, но нямате нито опита, нито уменията или свободното време, за да бъдете от полза?

….

Е, сценарият от ситуации може да бъде безкраен, а видовете задания, които да се възложат на Виртуален Асистент варират според нуждите на всеки.

Вероятно вече сами сте достигнали до извода, какви са ползите от наемането на Виртуален Асистент за лични и бизнес задачи?

  • Спестявате време, усилия и стрес и получавате решение на Вашата задача
  • Спестявате разходи за наемане на офис, допълнителни служители и съпътстващите заплати, осигуровки и обучения.
  • Докато Вашият Виртуален Асистент е фокусиран върху административните задачи, които сте му възложили, Вие се фокусирате върху по-важните за Вас неща в живота и бизнеса.

Видовете услуги, които Виртуалните Асистенти извършват са много разнообразни и зависят от квалификацията и опита на професионалистите, които ги предлагат, но все пак ще изброим някои от категориите с уговорката, че могат да се добавят неограничен
брой към тях:

  • Текстообработка и обработка на бази данни
  • Управление на Календар
  • Организиране на събития
  • Подготовка на документи
  • Управление на електронна поща
  • Организиране на график
  • Бизнес пътувания
  • Частни екскурзии и пътувания
  • Интернет проучване на продукти, услуги, партньори, клиенти, кандидати за работа
  • Поддържане на профили в социални медии
  • Преводи

За услугите, които извършват Виртуалните Асистенти получават фиксирано заплащане или клиентите заплащат почасова тарифа. Начините на плащане са също разнообразни: банков превод, PayPal, TransferWise, паричен превод и др.

***

Имате ли нужда от повече качествено време за Вас, Вашето семейство или за изпълнение на присъщите Ви дейности като собственик на бизнес, предприемач или мениджър? Свободно време в работно време? Време за обмисляне на печеливши идеи за Вашия бизнес? Свободно време за развиване на вече готови идеи?

Как да си спечелите това свободно време в работно време?

….Като се възползвате от професионалните услуги на Смарт Офис Сoлюшънс – Виртуална Административна Подкрепа за бизнеса и личното време!

С помощта на Смарт Офис Солюшънс имате свободата необходима Ви да приложите на практика идеите си. Ние ще Ви помогнем да видите реалните резултати от усилията си за разработване на бизнеса, за увеличаване броя на клиентите и т.н.

Така е, всички искаме да видим резултати, нещо, което можем да преброим, измерим, докоснем.

Но, при съвременния начин на живот, също така знаем, че виртуалните неща са толкова реални и истински, колкото и физическите около нас. Ние в Смарт Офис Солюшънс сме също толкова реални, колкото служителите в съседния до Вас офис. Имаме натрупан опит в области, за които може би не предполагате, че биха били от полза точно за Вашето лично време и Вашия бизнес.

Защо не опитате да делегирате това, което обикновено затормозява личното и работното Ви ежедневие?

Чрез Смарт Офис Солюшънс Вие ще получите време за отлагани до момента задачи, ще можете да се огледате и прецените до къде сте стигнали. Ще погледнете напред, и не само това - ще видите ясно това, към което се стремите. Ще получите свободно време
в работно време!

Нашият екип е на един клик разстояние от Вас:

Webpage: https://smart-office.solutions
FB page: https://www.facebook.com/SmartAdminSolutions/

А за колегите, които желаят да се присъединят към семейството на Виртуалните Асистенти в България: https://www.facebook.com/groups/872046542975641/ , вратата на Групата е отворена за всички стартиращи и опитни колеги, които са проактивни и желаят да обменят идеи и опит.

Money, Leadership and Life

My biggest challenge up to now during these years (more than 12) was not how to cope with cultural differences, meeting deadlines, or how to work between different time zones. My greatest challenge is to convince potential clients and companies from the countries that have older traditions in using freelancers, Virtual Assistants, etc. (i.e. USA, Canada, UK, etc.) that combination of great quality of services, flexible attitude and reasonable prices is not location dependent. Another challenge we face is helping the client to clarify what are his requirements and procedures for the project. Very often clients realize that they need to outsource some of their administrative projects but they have no practical experience in BPO or are afraid of delegating tasks to companies abroad. My company uses broad range of methods to overcome above challenges which I would like to share with you:

  • Combination of prompt service, quality work, meeting deadlines, flexible and loyal attitude and reasonable prices;
  • Testimonials from satisfied clients;
  • Spread– of– word by current clients;
  • Initial 3 hours FREE for new clients.

2016-04-22 15.23.04

You can get a copy HERE:

I believe that in the next 5– 10 years usage of remote administrative support should not be considered as a luxury but as daily or weekly necessity for companies. I consider outsourcing as a strategic partnership as it gives clients the opportunity to work smarter, not harder! Thank you!"

Gabriella Mitteva
Founder and CEO
Smart Office Solutions
http://smart–office.solutions

After being 12 years at administrative support roles in corporate world, in 2003 Gabriella Mitteva decided to start a career as a Virtual Assistant. She has created her own brand – G.A.B.Y Virtual Assistance – that specialized in assisting small and medium businesses. During that time, she gained a broad experience in working with different clients from all over the world and proved to be the reliable and responsible VA they need. She established Smart Office Solutions Ltd. on June 2, 2014 as a natural continuation of her freelance practice and strive for expansion.

Smart Office Solutions offers administrative support services to individuals & businesses that require any level of administrative consulting designed to suit them whether on a regular or ad– hoc basis. Work Smarter, Not Harder Nowadays, more and more individuals and businesses take advantage of remote and flexible administrative services that save them time, energy and money. From the very beginning of my career as VA and subsequently as Entrepreneur I treat every new client as a whole new universe. They all have different point of views, characters, and requirements. However all of them are unified by same target: they all need to get great quality at reasonable price.

15 Inspiring Entrepreneurs: Overcoming Challenges When Starting Out (Money, Leadership, and Life Book 2)
(Kindle Locations 699-705, 707-716, 716-720). LDJ Solutions, LLC. Kindle Edition.
Jackson, L. Denise (2016-03-23).

2016-04-22 15.30.07        

2016-04-22 15.30.27        

2016-04-22 15.30.20        

_DSC3901        

_DSC3899        

_DSC3897

2016-04-22 15.23.10

2016-04-22 15.23.04        

2016-04-22 16.00.47